個人情報保護について

ベンチャーバンク健康保険組合の
個人情報保護に関する基本方針(プライバシーポリシー)

ベンチャーバンク健康保険組合は、加入者個人に関する情報(以下「個人情報」といいます。)を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

  1. 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
  2. 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。
  3. 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
    1. 法令の定めに基づく場合
    2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
    3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
    4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  4. 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
  5. 当健康保険組合の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
  6. 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
  7. 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

平成28年9月1日

窓口
:ベンチャーバンク健康保険組合
TEL
:03-5357-7015
FAX
:03-5357-7016
E-mail
info@vb-kenpo.com

個人情報の利用目的について

ベンチャーバンク健康保険組合(以下「当組合」という。)は、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等を受診された際に、当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。

当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。

当組合は、原則として 別表1に掲げる個人情報について、その利用目的を 別表2 の通りとし、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表します。
なお、組合が保有する個人情報については、組合が実施する健康保険事業以外に用いることはありません。

  1. 適用関係の各種届出などについて
    1. 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
    2. 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
    3. 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
    4. 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
    5. 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
    6. 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
    7. 医療機関や他の保険者(区市町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
    8. 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
    9. 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
    10. 「マスター」作成及び入力処理の一部、被保険者証の発行、保険料納入告知書等の作成を当健康保険組合が契約した健康保険業務システム業者に委託しています。
    11. 当健康保険組合のカフェテリアプログラム(健診予約のマスター登録を含む)登録、削除および変更手続きの為、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、入社日、退職日、転籍日を当健康保険組合が契約した保健事業委託業者に委託しています。
  2. 現金給付等の給付関係申請書類について
    1. 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
    2. 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
    3. 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
    4. 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
    5. 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。
  3. 診療報酬明細書(レセプト)について
    1. 社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、紙レセプトは、本体部分をイメージスキャナーにて読み取りをさせ、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に利用します。
    2. レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
    3. 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
    4. 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
    5. レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    6. レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
    7. レセプトデータを基に、高額療養費の支給決定を行います。
    8. レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
    9. レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
    10. 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
    11. レセプトデータを当健康保険組合が契約している委託業者に委託し、医療費通知を加入者に通知します。
    12. 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
    13. 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
    14. 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。
  4. 健康診断について
    1. 当健康保険組合が委託した健診業務受託業者に業務委託して実施します。
    2. 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    3. 当組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者の健診結果数値については、原則として全て事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保険者(従業員)の健康管理に役立てていくこととしております。
    4. 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
  5. 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について
    1. 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
    2. 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
    3. 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  6. 特定個人情報について
    特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。
    特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
    なお、上記1、2における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、1,2で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。
    また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。
    1. 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
      また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
    2. 規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者に委託し、溶解処理を行います。
      また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。
      なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

→(別表1)健康保険組合が保有する個人情報の例

→(別表2)健康保険組合の通常業務で想定される主な利用目的

個人情報の第三者提供の包括的同意について

「給付金支給決定通知書」および「医療費のお知らせ」を被保険者に被扶養者分も含め通知すること

当健康保険組合は、その保有する個人情報(個人データ)について、平成16年12月27日付厚生労働省保険局長通達「健康保険組合等における個人情報の適切な取扱いのためのガイドラインについて」(保発第1227001号)に基づき、次の事項について、「被保険者等にとって利益となるものや医療費通知などの現行通知方法を変更することにより、健保組合の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも本人にとって合理的であるとはいえない内容については、被保険者等から特段明確な反対・保留の意思表示がない場合には、これらの個人情報の利用について黙示による包括的な同意が得られているものとして扱うことができる。」により、包括的な合意を得たこととして取り扱います。

なお、「給付金支給決定通知書」および「医療費のお知らせ」については、被保険者本人だけでなく、家族の方にかかわる事項となりますので、家族の方も対象となります

1.個人情報の第三者への提供(包括的合意事項)

「個人情報の利用目的」に定める「給付金支給決定通知書」および「医療費のお知らせ」の内容を第三者に提供する。 なお、ここでいう「第三者」とは、被保険者から見た被扶養者、または、被扶養者から見た被保険者を指すものです。

2.第三者へ提供する個人情報(個人データ)の項目及び手段・方法

  1. 第三者に提供される個人情報の項目
    診療を受けた方の氏名、診療年月、診療に要した費用、自己負担額、診療を受けた医療機関の名称、健保組合が給付した現金給付額
  2. 提供の手段又は方法
    1.の内容が含まれた「給付金支給決定通知書」は被保険者宛に送付、「医療費のお知らせ」は、被保険者の健保サイトに掲示します。

3.第三者への提供の停止手続

  1. 被保険者等は、利用目的の中で同意しがたいものがある場合は、その事項について、あらかじめ本人の明確な同意を得るよう健保組合に求めることが出来ます。
  2. 被保険者等から上記の意思表示がない場合は、公表された利用目的について同意が得られたものとします。
  3. 同意及び保留は、被保険者等からの申出により、いつでも変更は可能です。

停止を希望される場合には、下記にご連絡ください。

窓口
:ベンチャーバンク健康保険組合
TEL
:03-5357-7015
受付時間
:平日 9:30~12:00 13:00~18:00

個人情報の共同利用について(その1)
高額医療給付に関する交付金事業

当健康保険組合は、その保有する個人情報(個人データ)について、次のとおり共同での利用を行いますのでお知らせいたします。

なお、個人情報保護法第23条第4項第3号において、「(1)個人データを共同で利用すること、(2)共同で利用される個人データの項目、(3)共同で利用する者の範囲、(4)利用目的及び、(5)個人データの管理責任者の氏名・名称について、本人が容易に知り得る状態に置いているとき」は、当該個人情報(個人データ)の提供を受ける者は第三者に該当しないことから、あらかじめ本人の同意を得ずに当該個人情報(個人データ)を提供できることとされている。

1.共同利用する個人情報(個人データ)の項目

(1)診療報酬明細書(調剤報酬明細書を含む。以下「レセプト」という。)については、電子レセプトのCSV情報、もしくは紙レセプトのコピー、(2)当該レセプト患者氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額などを記録(記載)した「交付金交付申請総括明細データ」もしくは「交付金交付申請総括明細書」 上記のほか、レセプト記載データの全ての項目

2.共同利用者

健保連:交付金交付事業グループ・高額医療担当職員
業務委託先:公益財団法人日本生産性本部 ICT・ヘルスケア推進部及び協力会社

3.共同利用目的

当健保:高額医療事業の交付金申請のため。
健保連:高額医療事業の適正な交付を行うため。また、1月1千万円以上のレセプト公表(個人情報を除く)により医療費の高額化傾向を訴える材料とする

4.個人情報の管理について責任を有する者

健保連:組合サポート部長
当健保:個人情報取扱責任者

5.本件に関する質問等

窓口
:ベンチャーバンク健康保険組合
TEL
:03-5357-7015
受付時間
:平日 9:30~12:00 13:00~18:00

個人情報の共同利用について(その2)
事業主と共同で使用する個人情報

当健康保険組合は、その保有する個人情報(個人データ)について、次のとおり共同での利用を行いますのでお知らせいたします。

なお、個人情報保護法第23条第4項第3号において、「(1)個人データを共同で利用すること、(2)共同で利用される個人データの項目、(3)共同で利用する者の範囲、(4)利用目的及び、(5)個人データの管理責任者の氏名・名称について、本人が容易に知り得る状態に置いているとき」は、当該個人情報(個人データ)の提供を受ける者は第三者に該当しないことから、あらかじめ本人の同意を得ずに当該個人情報(個人データ)を提供できることとされている。

1.共同利用する個人情報(個人データ)の項目

被保険者の以下の個人データ

  1. 本人情報(氏名、性別、生年月日、職員番号、所属部署、職階、住所、電話番号、標準報酬月額、標準賞与、事業所貸与メールアドレス、扶養認定等に必要な被扶養者情報)
  2. 健康診断結果データ項目、特定保健指導情報
  3. 健保組合規約第8章「保険給付」、「高額療養費支給手続規程」に基づく給付金支払いの振込処理を行うため、被保険者で健保組合に振込口座の指定を申し出なかった被保険者の給付金支払処理を行うための振込口座情報(銀行名、支店名、預金種類、口座番号)

2.共同利用者

健康保険組合:常務理事、事務長、担当職員
会社(事業主)、人事部門担当者、産業医、特定健診・特定保健指導委託先

3.共同利用目的

  1. 健保組合において、健康保険法に定められた健保組合の業務(資格の取得・喪失等)及び保険給付、保健事業等を円滑かつ正確に遂行するため
  2. 受診者に対する健康相談、再検査・精密検査等の奨励・フォロー、特定保健指導等に利用し被保険者の生活習慣の改善や健康の保持増進の支援を行うためまた、特定健康診査データを基に健保組合と事業主が協力して特定保健指導の実施や、被保険者の生活習慣の改善および健康の保持増進のための保健事業を推進するため
  3. 健保組合規約第8章「保険給付」、「高額療養費支給手続規程」に基づく給付金支払いの振込処理を行うため

4.個人情報の管理について責任を有する者

健康保険組合:常務理事
会社(事業主):各事業所の衛生管理所管の役職者

5.質問・意見等

窓口
:ベンチャーバンク健康保険組合
TEL
:03-5357-7015
受付時間
:平日 9:30~12:00 13:00~18:00

個人データの開示、訂正、利用停止等に関する手続き

健康保険組合の保有する個人データの開示、訂正、使用停止等の請求を希望される方は、「保有個人データの開示・訂正・利用停止等に係る取扱要領」に基づき、健保組合より所定の請求用紙を入手し、必要事項を記入して提出願います。

具体的な手続き

  1. 健保組合から、開示の場合は「保有個人データ開示請求書」、訂正・利用停止等の場合は「保有個人データ訂正・利用停止等届出書」を入手します。
  2. 必要事項を記入します。
  3. 添付書類を準備します。添付が必要な書類は健保組合にご相談願います。
  4. 書類一式を健保組合に提出します。

健保組合は、請求等の手続きを行なう方の利便性を考慮し、本人に過度の負担にならない範囲で受付を行ないます。
請求等に対しての回答は、文書で行ないます。原則として、開示請求があれば、理由を問わず開示しますが、第三者の財産その他の権利利益を害する恐れのある場合、健保組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合、開示請求のあった保有個人データが存在しない場合については、その全部または一部を開示しないことがあります。その場合は、本人に対し遅滞なくその理由を文書で通知いたします。

診療報酬明細書(レセプト)の開示請求について

「診療報酬明細書等の開示規程」並びに「診療報酬明細書等の開示に係る事務取扱要領」に基づき行ないます。診療報酬明細書(レセプト)の開示に当っては健保組合では当該レセプトの開示により本人の診療上支障が生じるかどうか等の判断が難しいため、当該レセプトを発行した保険医療機関等に対し、レセプト開示の適否について照会することになっています。

開示請求等の手数料について

当健保組合では、手数料は原則とらないこととしますが、郵送での回答等を求められる場合は、郵送料の実費を請求させて頂きます。
その他、ご不明なことがございましたら、健保組合にご相談願います。

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